Immobilienmanagement
- Erstellung/Überarbeitung und Durchsetzung der Hausordnung.
- Durchführung von halbjährlichen Objektbegehungen mit Dokumentation des Immobilienzustands.
- Überwachung und Koordinierung von Hausmeisterdiensten, Grünanlagenpflege.
- Koordinierung und Überwachung von Reparatur und Modernisierungsarbeiten.
- Abwicklung von Versicherungsfällen.
- Überprüfung und Sicherstellung von Wartungsverträgen.
- Organisation von technischen Prüfungen wie TÜV-, Blitzschutz- und Brandschutzprüfungen.
- Erstellung von Instandsetzungskonzepten und Experteneinschätzungen für größere
- Reparaturen und Sanierungsmaßnahmen.
Datenpflege
- Erfassung von Stammdaten, Unterlagen und Buchhaltungsdaten bei Mandatsübernahme.
- Review der Vorgänger-Verwaltung mit Analyse der Objektbuchhaltung, Rücklagenverwaltung und Beschlusslage sowie Einschätzung zu kritischen Angelegenheiten.
- Kontinuierliche Datenpflege bei Eigentümerwechseln und Vertragsänderungen.
Dienstleister & Verträge
- Abschluss und Verwaltung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen.
Beauftragung von Versorgungsleistungen wie Abfallentsorgung, Strom, Wasser, Gas, Öl usw.
Abschluss und Verwaltung von Versicherungsverträgen.
Finanzen
- Prüfung von Eingangsrechnungen und Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
- Verwaltung der Instandhaltungsrücklagen und Einziehung von Hausgeldern.
- Anmahnung von Zahlungsrückständen und Forderungsmanagement.
- Erstellung jährlicher Hausgeldabrechnungen mit Differenzierung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten sowie Ausweis der Haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35 a EStG.
- Erstellung des Wirtschaftsplans.
- Bereitstellung von Quartalsberichten für den Beirat.
Versammlungen & Meetings
- Organisation und Vorbereitung der jährlichen Eigentümerversammlung, einschließlich der
- Erstellung und dem Versand von Einladungen mit Beschlusstextvorschlägen.
- Durchführung der Eigentümerversammlung mit Online-Teilnahme (Hybrid-Format),
- Protokollführung und Umsetzung der gefassten Beschlüsse.
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung außerordentlicher Eigentümerversammlungen (Online und Hybrid).
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung regelmäßiger Beirats-Meetings oder –Telefonkonferenzen.
- Veranstaltung von Experten-Meetings zu Themen wie Regulatorik, Energieeffizienz, ESG usw.
Rechtsangelegenheiten
- Abwicklung von Mängeln und Verfolgung von Ansprüchen aus Bauträgermaßnahmen und Gewährleistungen.
- Verfolgung von Ansprüchen der Eigentümergemeinschaft durch Mahn- und Klageverfahren.
- Verwalterzustimmung beim Verkauf einer Wohn- oder Teileigentumseinheit.